Đăng kí nhà trẻ ở Nhật P2: Thủ tục đăng kí nhà trẻ ở Nhật như thế nào?

Xin chào độc giả của Momiji’s Family! Để tiếp theo chuỗi bài về nhà trẻ tại Nhật, bài viết này Momiji xin được giải thích quy trình và thủ tục đăng kí nhà trẻ ở Nhật. Thủ tục đăng kí nhà trẻ sẽ thay đổi tùy theo loại hình gửi trẻ mà độc giả lựa chọn, do đó độc giả nên tìm hiểu kĩ xem con của mình có thể gửi vào những loại hình gửi trẻ nào để thực hiện thủ tục cho đúng nhé!

Đăng kí nhà trẻ ở Nhật P1: Tìm hiểu về các loại hình gửi trẻ ở Nhật

I. Các loại hình gửi trẻ ở Nhật

Tại Nhật, trẻ từ 0~5 tuổi khi đi học tại nhà trẻ được chia làm 3 loại. Thủ tục phân loại này tiếng nhật gọi là Hoikunintei-保育認定, phân loại dựa theo độ tuổi và xem xét lý do bố mẹ có thể chăm sóc bé tại nhà hay không. Tùy theo từng phân loại mà nơi trẻ có thể được đăng kí đi học cũng khác nhau.

保育認定区分 Phân loại Hoikunintei	Tuổi của trẻ	Đặc điểm	Nơi có thể đăng kí học
1号認定 Loại số 1	>=3 tuổi	Trẻ trên 3 tuổi, bố hoặc mẹ vẫn có khả năng chăm sóc trẻ tại nhà	Yochien, Nintei Kodomoen
2号認定 Loại số 2	>=3 tuổi	Trẻ trên 3 tuổi, bố và mẹ đều có lý do để không thể chăm sóc trẻ tại nhà.	Ninka/Ninshou Hoikuen, Nintei Kodomoen
3号認定 Loại số 3	0~2 tuổi	Trẻ dưới 3 tuổi, bố và mẹ đều có lý do để không thể chăm sóc trẻ tại nhà.	Ninka/Ninshou Hoikuen, Nintei Kodomoen, Chiikigata Hoikujigyou

Để hiểu hơn về các loại hình nhà trẻ tại Nhật, mời độc giả đọc bài Đăng kí nhà trẻ ở Nhật P1: Tìm hiểu về các loại hình gửi trẻ ở Nhật và tham khảo bảng 1-1.

II. Quy trình đăng kí học tại Ninka Hoikuen, Nintei kodomoen, Chiikigata Hoikujigyo

Đối với Ninka Hoikuen, Ninteikodomoen (dành cho trẻ được phân loại Hoikunintei số 2 và số 3), Chiikigata Hoikujigyo (Tất cả các loại hình này mình xin gọi chung là Hoikuen), các thủ tục phải được tiến hành thông qua cơ quan hành chính quận hoặc thành phố (Mình xin được gọi tắt trong bài là City hall).

Chú ý：Đối với kì nhập học tháng 4/2020, hầu hết các thành phố đang chuẩn bị phát hành các bộ hồ sơ và hướng dẫn thủ tục đăng kí gửi trẻ bắt đầu từ tháng 9 ~15/10/2019. Sau đó hạn nộp hồ sơ cho Cityhall thường là~ tháng 11/2019 do đó các các bố mẹ nhớ lưu ý đến City hall ngay và làm thủ tục đúng hạn nhé.

 

1. Thảo luận với City Hall, tham quan trường

Khi muốn gửi con đi học tại Nhật, việc đầu tiên cần làm là lên City hall nơi bạn ở để hỏi và thảo luận về việc gửi con đi học. Tại thành phố Momiji đang sinh sống, việc lên City hall thảo luận trước là thủ tục bắt buộc nếu bố mẹ lần đầu tiên gửi con đi học nhà trẻ.

Khi đi lên City hall, bạn nên mang theo sổ mẹ và bé Boshitechou, các giấy tờ liên quan đến tình trạng sức khỏe của con. Nhân viên tư vấn của shi sẽ hỏi bạn các câu hỏi như tên, tuổi, địa chỉ, ngày tháng năm sinh của em bé, tình trạng việc làm của bố mẹ… từ đó đưa ra các lời tư vấn về việc nên lựa chọn các nhà trẻ nào, thủ tục đăng kí ra sao…

Sau khi nhận được tư vấn từ Shi, bố mẹ tiến hành thăm quan trường mà mình có ý định đăng kí. Việc tham quan này tiếng Nhật gọi là Kengaku-見学, bố mẹ sẽ phải trực tiếp gọi điện liên hệ với trường và hẹn lịch tham quan. Các trường có thể sắp xếp Kengaku với một nhóm các gia đình, hoặc chỉ với từng gia đình. Ngày giờ tham quan thường được sắp xếp vào ngày từ thứ 2 đến thứ 6, để bố mẹ có thể trực tiếp tham quan các lớp học. Giờ tham quan thường từ 10h sáng ~ 3h chiều vì ngoài khoảng thời gian đó, các cô giáo rất bận rộn phải đón và tiễn trẻ về. Thời lượng buổi tham quan khoảng một tiếng đồng hồ.

Tại buổi tham quan, nhà trường sẽ giới thiệu khái quát về phương châm giáo dục, các hoạt động trong ngày, trong năm, các loại tiền đóng góp… Bố mẹ nên ghi chép lại để tiện cho việc so sánh, lựa chọn trường cho con sau này.

2. Nộp hồ sơ đăng kí gửi trẻ tại City hall

Hồ sơ đăng kí sẽ được phát tại City Hall hoặc tải trực tiếp từ trang web của City Hall. Khi bố mẹ lên City Hall thảo luận sẽ được nhận một bộ hồ sơ đăng kí cùng các tài liệu hướng dẫn. Hồ sơ đăng kí này lưu ý phải được nộp đúng hạn.

• Đăng kí gửi trẻ vào kì nhập học tháng 4:  Hạn nộp hồ sơ chậm nhất là tháng 10 ~ tháng 11 của năm trước đó.
• Đăng kí gửi trẻ giữa kì học trong năm: Hạn nộp hồ sơ chậm nhất thông thường vào ngày 10 của tháng trước đó.

Bộ hồ sơ đăng kí gửi trẻ bao gồm:

Tùy từng thành phố mà tên gọi các loại giấy tờ khác nhau đôi chút, tuy nhiên nhìn chung bố mẹ sẽ phải chuẩn bị và nộp các loại giấy tờ sau đây:

• Đơn xin đăng kí gửi trẻ: Trong đơn này bố mẹ phải khai báo tên, tuổi của trẻ, tình trạng công việc của bố mẹ, thời gian mong muốn được gửi trẻ và tên trường muốn đăng kí cho trẻ vào học. Tên trường muốn đăng kí vào là phần quan trọng nhất trong đơn này, bố mẹ được quyền đăng kí 8 nguyện vọng và việc sắp xếp đâu là nguyện vọng 1, nguyện vọng 2 rất quan trọng. Bố mẹ nên cân nhắc thật kĩ vì nó ảnh hưởng đến việc sắp xếp trẻ sau này tại City hall.
• Giấy tờ chứng minh lý do không thể chăm sóc trẻ tại nhà: Bao gồm các giấy tờ như giấy chứng nhận công việc của bố mẹ (do công ty của bố mẹ viết và đóng dấu), giấy chứng nhận bố mẹ đang đi học, hoặc đang có thai, hoặc đang bị bệnh phải điều trị… Các giấy này có thể phải tuân theo format yêu cầu của City hall nên bố mẹ lưu ý nhé!
• Giấy tờ liên quan đến thuế thị dân: Do tiền học Hoikuen được tính dựa trên số tổng tiền thuế thị dân của bố mẹ, do đó cần nộp kèm giấy tờ liên quan đến thuế thị dân của bố mẹ. Nếu không nộp các giấy tờ này, tiền học phí sẽ được tính theo mức thuế cao nhất ~10man/tháng nên bố mẹ phải đặc biệt chú ý. Trường hợp mới qua Nhật chưa đóng thuế thị dân năm nào, bố mẹ nên mang theo bảng lương ở Việt Nam, chứng nhận mức thu nhập ở Việt Nam để City hall điều chỉnh mức học phí.
• Các giấy tờ khác: Ngoài các giấy tờ nói trên, tùy theo hoàn cảnh của từng gia đình mà bị yêu cầu nộp các giấy tờ khác ví dụ như: giấy chứng minh là bố hoặc mẹ đơn thân, giấy chứng nhận khuyết tật nếu trẻ muốn gửi là trẻ khuyết tật, giấy tờ chứng nhận tình trạng làm việc ở công ty cũ nếu bố hoặc mẹ chuyển việc trong vòng một năm gần nhất, giấy đồng ý đi làm lại trường hợp đang nghỉ thai sản…

Cách điền hồ sơ và chuẩn bị giấy tờ cũng hơi rắc rối một chút, tuy nhiên nếu có gì thắc mắc, gia đình có thể đến trực tiếp City hall, nhân viên ở đây sẽ hướng dẫn rất cụ thể và tận tình.

3. City hall tiến hành phân loại, sắp xếp trẻ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, City Hall sẽ tiến hành kiểm tra xác nhận các thông tin trong hồ sơ đăng kí có chính xác và đầy đủ hay không, nếu có gì thiếu sót họ sẽ gọi điện để bố mẹ bổ sung hoặc giải thích. Sau đó, City Hall sẽ tiến hành phân loại trẻ HoikuNintei thành 3 loại và gửi giấy gọi là 支給認定決定通知書 thông báo trẻ thuộc nhóm nào. (Lưu ý đây không phải là giấy báo đỗ hay trượt nhà trẻ nhé!)

保育認定区分 Phân loại Hoikunintei	Tuổi của trẻ	Đặc điểm	Nơi có thể đăng kí học
1号認定 Loại số 1	>=3 tuổi	Trẻ trên 3 tuổi, bố hoặc mẹ vẫn có khả năng chăm sóc trẻ tại nhà	Yochien, Nintei Kodomoen
2号認定 Loại số 2	>=3 tuổi	Trẻ trên 3 tuổi, bố và mẹ đều có lý do để không thể chăm sóc trẻ tại nhà.	Ninka/Ninshou Hoikuen, Nintei Kodomoen
3号認定 Loại số 3	0~2 tuổi	Trẻ dưới 3 tuổi, bố và mẹ đều có lý do để không thể chăm sóc trẻ tại nhà.	Ninka/Ninshou Hoikuen, Nintei Kodomoen, Chiikigata Hoikujigyou

Tiếp theo, dựa trên nguyện vọng đăng kí và điều kiện ưu tiên của từng gia đình, City Hall sẽ tiến hành sắp xếp trẻ vào các trường. Việc sắp xếp này dựa vào rất nhiều tiêu chí: bố mẹ đi làm nhiều hay ít, ngoài bố mẹ có ông bà ở cùng hỗ trợ trông trẻ hay không? Gia đình có người thất nghiệp hay không?… Trong hồ sơ đăng kí càng chứng tỏ sự cần thiết phải đưa trẻ đi học thì trẻ càng được ưu tiên. Ví dụ như bố mẹ đơn thân bao giờ cũng được ưu tiên hơn gia đình có hai bố mẹ. Bố mẹ làm full time được ưu tiên hơn bố mẹ làm part time…

4. City hall gửi kết quả đỗ (内定)hoặc trượt(保留）

Sau khi tiến hành sắp xếp xong , City Hall sẽ gửi kết quả đỗ hoặc trượt đến từng gia đình.

4.1 Trường hợp nhận giấy báo đỗ (Naitei-内定）

Momiji xin chúc mừng gia đình! Khi nhận giấy báo đỗ, City hall sẽ thông báo trường trẻ được nhận, cùng với hướng dẫn các thủ tục tiếp theo như khám sức khỏe, phỏng vấn tại trường.

Việc khám sức khỏe được thực hiện tại các phòng khám nhi khoa liên kết với City Hall, để xác nhận cuối cùng xem trẻ có đủ điều kiện sức khỏe để đi học hay không. Lý do việc khám sức khỏe là cần thiết, vì khi trẻ thay đổi môi trường từ gia đình đến trường học, trẻ sẽ rất dễ lây các bệnh truyền nhiễm và bị ốm. Do đó bác sỹ cần phải kiểm tra tình trạng của trẻ trước khi đi học. Ngoài ra một số trẻ còn có thể bị các bệnh dị ứng với sữa, đồ ăn có thể sẽ gây khó khăn nếu trẻ ăn uống sinh hoạt tại nhà trẻ. Với các trẻ này sẽ cần các chế độ ăn uống riêng mà không phải nhà trẻ nào cũng có thể đáp ứng.

Song song với khám sức khỏe, bố mẹ và trẻ cần trực tiếp đến trường để tiến hành phỏng vấn (tiếng Nhật gọi là Mendan-面談). Tại đây bố mẹ một lần nữa được giải thích lại các điều lệ của nhà trường, các đồ đạc và thủ tục cần chuẩn bị cho việc nhập học.

Sau khi các thủ tục trên kết thúc và không có vấn đề gì xảy ra, Cityhall sẽ gửi giấy báo đỗ chính thức về việc nhập học của trẻ, cùng với thông báo về số tiền học phí phải nộp.

4.2 Trường hợp nhận giấy báo trượt (Horyu-保留）

Nếu nhận được giấy báo trượt, Momiji biết nhiều bố mẹ sẽ rất sốt ruột và lo lắng. Tuy nhiên, bố mẹ có thể thử các cách sau đây:

• Đăng kí hồ sơ lần thứ 2: Trường hợp đăng kí gửi trẻ vào kì nhập học tháng 4 hàng năm, sau khi City hall tiến hành sắp xếp trẻ lần đầu sẽ có một số trường vẫn dư chỉ tiêu tuyển sinh nhưng không có nguyện vọng đăng kí. Hoặc có thể có gia đình đã đỗ lần 1 nhưng lại thay đổi nguyện vọng không nhập học nữa. Các thông tin này sẽ được cập nhật liên tục trên website của Cityhall, hoặc trực tiếp tại quầy đăng kí của City Hall. Các gia đình bị trượt sẽ được hướng dẫn việc nộp hồ sơ đăng kí xét lần thứ hai.
• Đăng kí vào các trường Ninshou Hoikuen, Yochien… Nếu trượt Hoikuen, bố mẹ có thể xem xét đăng kí vào các trường Ninshou Hoikuen hoặc Yochien (Thủ tục đăng kí Momiji sẽ chia sẻ ở phần tiếp theo của bài viết) để tạm thời cho trẻ được đi học. Sau đó hàng tháng, bố mẹ nên lên Cityhall cập nhật tình hình của các trường Hoikuen để nếu có chỗ trống thì xin chuyển.

III. Thủ tục đăng kí Yochien, Ninteikodomoen (đối với trẻ thuộc Hoikunintei loại 1)

Khác với Hoikuen, thủ tục đăng kí gửi trẻ tại Yochien và Nintei Kodomoen (trẻ thuộc Hoikunintei loại 1) được tiến hành trực tiếp tại từng trường. Khi muốn đăng kí, bố mẹ phải tham gia các buổi hướng dẫn orientation của từng trường gọi là Setsumeikai-説明会. Để chuẩn bị cho kì nhập học tháng 4 hàng năm, các trường sẽ tiến hành phát hành hồ sơ tầm tháng 9 ~ tháng 10 của năm trước đó. Sau đó từ 1/11, các trường sẽ tiếp nhận hồ sơ đăng kí tại trường. Nếu vẫn trong chỉ tiêu tuyển sinh thì trẻ sẽ được nhận, còn nếu thừa chỉ tiêu tuyển sinh trường sẽ tiến hành bốc thăm hoặc phỏng vấn, nếu trượt bố mẹ sẽ phải tìm trường khác xin cho con.

Ngoài ra, chỉ cần trẻ đủ 3 tuổi là có thể xin học Yochien, do đó nếu bố mẹ muốn con đi học vào giữa kì học cũng được, nhưng nên liên hệ trước với các trường để hỏi xem các trường còn đủ chỉ tiêu tuyển sinh hay không.

III. Thủ tục đăng kí gửi trẻ tại Ninshou Hoikuen

Thủ tục đăng kí gửi trẻ tại Ninshou Hoikuen cũng khá giống với Yochien, đó là thủ tục tiến hành trực tiếp tại từng trường. Trước hết bố mẹ liên lạc với từng trường để tham gia các buổi 説明会-Setsumeikai hoặc tham quan Kengaku-見学. Sau đó tiến hành nộp hồ sơ đăng kí tại từng trường. Hồ sơ đăng kí tại Ninshou Hoikuen hầu hết có sẵn tại trường và gia đình có thể xin đăng kí vào bất cứ thời điểm nào trong năm. Nếu trường có chỗ trống thì trẻ sẽ được nhận, còn nếu không gia đình sẽ phải chờ. Khi đã được nhận tại Ninshou Hoikuen, bố mẹ nhớ lưu ý làm thủ tục xin trợ cấp học phí tại City hall. Tiền trợ cấp sẽ tùy từng thành phố và thông thường được gộp chuyển khoản 3 tháng/lần.

Một phần lớn trẻ học tại Ninshou Hoikuen là các trẻ đã trượt Ninka Hoikuen. Sau khi học Ninshou Hoikuen thì trẻ đó sẽ được ưu tiên xét vào Ninka Hoikuen hơn, do đó việc chuyển từ Ninshou Hoikuen sang Ninka Hoikuen diễn ra thường xuyên trong năm và các trường Ninshou Hoikuen cũng tổ chức các buổi 説明会-Setsumeikai và đăng kí học quanh năm.

Các trường Ninshou Hoikuen đa số do các công ty tư nhân xây dựng và quản lý, nên ngoài việc chăm sóc em bé, các trường khá trú trọng đến việc xây dựng trương trình học để tạo sự khác biệt với các trường khác. Ví dụ Momiji đã tham quan một vài trường Ninshou Hoikuen, có trường họ chỉ chăm sóc em bé, đưa đi công viên chơi và có các hoạt động giống như trường Ninka Hoikuen thông thường. Mặt khác lại có trường chú trọng giáo dục sớm, đưa vào các trò trơi hoặc bài học rèn kĩ năng và trí tuệ của trẻ. Có trường song ngữ lại dạy song song cả tiếng Nhật và tiếng Anh vv. Do đó nếu gửi trẻ ở Ninshou Hoikuen, bố mẹ có nhiều lựa chọn hơn về phương pháp nuôi dạy trẻ.

IV. Thủ tục xin gửi trẻ dưới 3 buổi/tuần hoặc khi có việc đột xuất

Nếu độc giả chỉ có nhu cầu gửi con dưới 3 buổi một tuần, hoặc chỉ gửi con khi có việc đột xuất, thì có thể sử dụng dịch vụ gửi trẻ của các trường Ninka/Ninshou Hoikuen hoặc các tổ chức phúc lợi do thành phố giới thiệu.

• Trường hợp sử dụng dịch vụ tại các trường Ninka/Ninshou Hoikuen:

Độc giả phải liên hệ trực tiếp với các trường để đăng kí sử dụng dịch vụ gửi trẻ gọi là Ichiji Hoiku-一時保育. Chỉ một số trường mới có dịch vụ này, nên bố mẹ cần liên hệ lấy danh sách các trường tại shiyakusho hoặc kuyakusho. Việc gửi trẻ có thể định kỳ hàng tuần, hoặc chỉ khi bố mẹ có việc gấp mới phải gửi con nhưng trước hết bố mẹ phải đăng kí trước khi có đợt đăng kí. Nếu quá hạn đăng kí, các trường sẽ không tiếp nhận nữa mà bố mẹ phải đợi cho đến khi có đợt đăng kí tiếp theo (thường là sang năm). Ví dụ trường gần nhà mình chỉ có đợt đăng kí vào tháng 1 hàng năm mà mình sinh bé tháng 4. Nếu muốn sử dụng dịch vụ này thì ngay từ khi có bầu chưa đẻ mình phải lo đi đăng kí sớm rồi nhưng do mình không để ý nên đành phải đợi đến tháng 1 sang năm.

Tiền học phí khi gửi trẻ theo dịch vụ này không đắt lắm, tầm 1,000 yên~3,000 yên/ngày tùy trường và tùy theo độ tuổi em bé.

• Trường hợp sử dụng dịch vụ tại các tổ chức phúc lợi:

Các tổ chức phúc lợi có tên tiếng Nhật là 子育て支援センター hoặc 子育てサポートセンター. Bạn có thể lấy danh sách các tổ chức này từ cơ quan quận hoặc thành phố và gọi điện đăng kí sử dụng dịch vụ. Những tổ chức này sẽ giúp đỡ bạn trông trẻ khi có việc đột xuất, hoặc đơn giản là khi bố mẹ quá mệt mỏi trong việc chăm sóc con cái. Ngoài trông con họ còn có thể tư vấn các vấn đề liên quan đến nuôi dạy con cái. Sử dụng dịch vụ này có tốn phí và thường tính theo giờ. Như tại nơi mình ở giá tiền là 700~900 yên/h.

V. Tóm tắt

Momiji xin được kết thúc bài viết của mình tại đây về thủ tục đăng kí nhà trẻ ở Nhật. Mong rằng bài viết sẽ có  nhiều thông tin hữu ích cho các mẹ lần đầu gửi con đi trẻ ở Nhật.

Momiji xin lưu ý ở đây là xin học cho trẻ dưới 3 tuổi vào các trường Ninka Hoikuen, Nintei Kodomoen, Chiikigata Hoikujigyo… ở Nhật thực sự là một cuộc chiến đối với các gia đình sinh sống tại các thành phố lớn, độ cạnh tranh cao. Các bố mẹ cần có sự chuẩn bị kĩ, thậm chí ngay từ khi còn đang mang bầu em bé hãy tranh thủ đi Kengaku các trường và tìm hiểu thông tin.

Ngược lại đối với trẻ trên 3 tuổi thì xin gửi trẻ sẽ dễ dàng hơn nhiều vì có nhiều hình thức cho gia đình lựa chọn như Hoikuen, Yochien, Ninteikodomoen… Nên nếu các mẹ mang con hơn 3 tuổi đến Nhật đừng quá lo lắng việc gửi trẻ cho con nhé! Momiji luôn tin rằng, trẻ con được sống cùng với bố mẹ luôn là điều tốt nhất cho mọi đứa trẻ, nên dù có khó khăn đến đâu các bố mẹ hãy cố gắng đưa con sang cùng nhé! Cám ơn độc giả đã ghé thăm bài viết của Momiji và chúc mọi người một ngày nhiều niềm vui nha!