Thủ tục cần làm sau khi sinh con tại Nhật Bản

  Xin chào độc giả của Momiji’s Family, tháng 3 vừa rồi Momiji đã hoàn thành trọng trách lớn nhất của năm đó là sinh em bé thứ hai của gia đình mình. Sinh con ra là phải làm đủ các loại thủ tục, nào là làm khai sinh, làm hộ chiếu, bảo hiểm cho con… khiến nhà mình phải chạy lòng vòng làm thủ tục mấy ngày mới xong. Trong bài viết này, mình xin tổng hợp đầy đủ các thủ tục cần làm sau khi sinh con tại Nhật để độc giả tham khảo nhé. Do đa số các thủ tục cần phải làm sớm sau khi sinh bé, nên các papa phải cố gắng chút nha!

I. Thủ tục tại cơ quan hành chính của Nhật

  Hầu hết các thủ tục liệt kê sau đây sẽ được thực hiện trong một ngày tại cơ quan hành chính của Nhật. Tuy nhiên độc giả sẽ phải chạy đi chạy lại các quầy khác nhau để làm cho đầy đủ thủ tục. Hãy lên list các giấy tờ và việc cần làm, để nhân viên ở cơ quan hành chính Nhật hướng dẫn bạn một cách đầy đủ nhất. Tránh để sót các thủ tục phải làm đi làm lại nhiều lần.

1. Đăng kí khai sinh (出生届-Shusseitodoke)

Giải thíchThủ tục đăng kí khai sinh cho bé để tên bé được thêm vào sổ hộ tịch của gia đình
Thời hạn14 ngày kể từ khi em bé ra đời
Địa điểmTại cơ quan hành chính của quận hoặc thành phố (市役所-Shiyakusho hoặc区役所-Kuyakusho)
Giấy tờ cần thiết1.Thẻ người nước ngoài của người đi đăng kí
2.Giấy chứng sinh của bệnh viện 出生証明書-Shusseishoumeisho
3.Sổ tay mẹ và bé 母子手帳-Boshi Techo
4.Con dấu (một số nơi chấp nhận chữ kí nếu không có con dấu)

  Sau khi đăng kí khai sinh, tên em bé sẽ được thêm vào hộ tịch (住民票-Jyuminhyo) của gia đình bạn. Đồng thời cơ quan hành chính Nhật sẽ cấp cho bạn giấy thụ lý việc thông báo khai sinh (出生届受理証明書-Shusseitodoke jurishoumeisho). Độc giả nên xin sẵn 2 phiếu 住民票-Jyuminhyo và 出生届受理証明書-Shusseitodoke jurishoumeisho để làm các thủ tục tại đại sứ quán Việt Nam và cục xuất nhập cảnh.

2. Gửi phiếu liên lạc đã sinh con (出生連絡票-Shusseirenrakuhyou)

Thủ tục sau khi sinh em bé
Phiếu liên lạc đã sinh bé
                                                              
Giải thíchĐây là phiếu đính kèm trong sổ mẹ và bé, phiếu này thông báo cho bộ phận quản lý về trẻ em của quận biết bạn đã sinh bé. Sau khi nhận phiếu họ sẽ gọi điện đến cho mẹ em bé hẹn ngày đến thăm khám và tư vấn nuôi con tại nhà.
Thời hạn30 ngày kể từ khi em bé ra đời (Nếu quá hạn quận sẽ gửi thư nhắc)
Địa điểmNộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan hành chính khi đi làm khai sinh cho em bé.

3. Đăng kí nhận trợ cấp hàng tháng cho em bé 児童手当-Jidouteate

Giải thíchĐây là tiền nhà nước hỗ trợ nuôi con từ lúc con mới sinh cho đến hết trung học cơ sở (tròn 15 tuổi).
- Trẻ từ 0~3 tuổi: 15,000 yên/tháng
- Trẻ từ 3 tuổi ~ hết tiểu học: 10,000 yên/tháng hoặc 15,000 yên/tháng nếu là con thứ 3 trở đi
- Trẻ từ tiểu học đến hết trung học cơ sở: 10,000 yên/tháng
- Với gia đình có thu nhập cao thì tiền trợ cấp là 5,000 yên/tháng
Thời hạn15 ngày kể từ khi em bé ra đời.  Về nguyên tắc, đăng kí xin trợ cấp vào tháng nào thì tiền trợ cấp sẽ được bắt đầu tính từ tháng tiếp theo. Ví dụ đăng kí xin trợ cấp vào tháng 4 thì tháng 5 sẽ bắt đầu được nhận trợ cấp.Tuy nhiên nếu em bé sinh vào cuối tháng,  nếu đăng kí xin trợ cấp vào tháng tiếp theo  mà vẫn trong vòng 15 ngày thì trợ cấp sẽ được bắt đầu tính từ tháng đó. Ví dụ em bé đẻ ngày 28/4 mà bố mẹ đi đăng kí vào ngày 10/5 thì tiền trợ cấp vẫn được nhận từ tháng 5.Nếu quá hạn 15 ngày quên không đăng kí thì thời gian đăng kí bị chậm sẽ không được nhận trợ cấp.
Địa điểmTại cơ quan hành chính của quận hoặc thành phố (市役所-Shiyakusho hoặc区役所-Kuyakusho)
Giấy tờ cần thiết1. Thẻ người nước ngoài của người đi đăng kí
2. Thẻ bảo hiểm (健康保険証) của bố và mẹ (người có thu nhập cao hơn).
3. Giấy chứng nhận thu nhập 所得証明書-Shotokushoumeisho hoặc chứng nhận nộp thuế 課税証明書-Kazeishoumeisho xin tại nơi cư trú cũ trong trường hợp chuyển chỗ hiện tại sau ngày 1/1 của năm đăng kí.
4. Con dấu (một số nơi chấp nhận chữ kí nếu không có con dấu).

  Lưu ý về chế độ trợ cấp nhi đồng 児童手当-Jidouteate: Hàng năm vào khoảng tháng 6, cơ quan quận sẽ gửi giấy xác nhận thực trạng 現状届-Genjoutodoke về nhà bạn. Bạn phải điền đầy đủ thông tin, phô tô thẻ bảo hiểm của người nhận trợ cấp (bố hoặc mẹ) dán vào mặt sau và gửi lại cho cơ quan quận theo thời hạn đã được ghi trong tờ hướng dẫn. Nếu quên không làm thủ tục này, tiền trợ cấp sẽ bị cắt và không lấy lại được. Muốn xin lại trợ cấp bạn sẽ phải lên shi hoặc quận làm thủ tục đăng kí từ đầu nên các bố mẹ chú ý nhé.

  Tham khảo thêm chi tiết về trợ cấp nuôi con (bài tiếng Nhật) tại: https://www8.cao.go.jp/shoushi/jidouteate/ippan.html

4. Đăng kí thẻ bảo hiểm 保険証-hokenshou cho bé

4.1 Đăng kí thẻ bảo hiểm quốc dân (trường hợp cả bố và mẹ tham gia bảo hiểm quốc dân)

Giải thích Trường hợp cả bố và mẹ em bé đều tham gia bảo hiểm quốc dân 国民保険-Kokuminhoken (thường là do cả hai bố mẹ đều là du học sinh hoặc người tự kinh doanh), em bé cũng sẽ phải đăng kí tham gia bảo hiểm quốc dân. Sau khoảng 1 tuần kể từ khi đăng kí thẻ bảo hiểm của em bé sẽ được gửi bưu điện đến nhà.
Thời hạnCàng sớm càng tốt đề phòng bé ốm cần đi khám
Địa điểmTại cơ quan bảo hiểm của quận hoặc thành phố (市役所-Shiyakusho hoặc区役所-Kuyakusho)
Giấy tờ cần thiết1. Thẻ người nước ngoài của người đi đăng kí
2. Thẻ bảo hiểm (健康保険証) của bố và mẹ.
3. Sổ tay mẹ và bé.
4. Con dấu (một số nơi chấp nhận chữ kí nếu không có con dấu).

4.2 Đăng kí thẻ bảo hiểm 社会保険-Shakaihoken trường hợp bố hoặc mẹ tham gia 社会保険

Giải thích Nếu bố hoặc mẹ tham gia bảo hiểm 社会保険-Shakaihoken của công ty, hãy đăng kí bảo hiểm cho con theo bảo hiểm của bố hoặc mẹ. Thẻ bảo hiểm sẽ được gửi tới nhà bạn sau 1 đến hai tuần.
Thời hạnCàng sớm càng tốt đề phòng bé ốm cần đi khám
Địa điểm- Liên hệ với phòng admin nhân sự của công ty để được hướng dẫn.
- Trường hợp công ty không hướng dẫn, bố mẹ có thể tham khảo trực tiếp trên website của cơ quan bảo hiểm 社会保険-Shakaihoken (có ghi địa chỉ  ở phần 保険者名称-Hokensha meishou trên thẻ bảo hiểm) các giấy tờ cần thiết.

社会保険証
Địa chỉ tên cơ quan bảo hiểm trên thẻ bảo hiểm y tế

5. Đăng kí hỗ trợ chi phí y tế 小児医療費助成-Shoujiiryouhijosei

Giải thích Tại Nhật, trẻ em khi khám chữa bệnh được hỗ trợ về mặt y tế. Tùy từng thành phố mà chế độ hỗ trợ có khác nhau một chút nhưng đa số trẻ được hỗ trợ toàn bộ chi phí y tế cho tới khi đến 6 tuổi. Và chỉ trả một phần chi phí cho tới khi hết trung học cơ sở. Về chế độ cụ thể, độc giả nên tham khảo trên website của cơ quan hành chính quận hoặc thành phố để nắm quyền lợi một cách chính xác nhất.
Khi đưa bé đi khám bệnh, luôn mang theo thẻ này cùng với thẻ bảo hiểm để được hưởng chế độ.
Thời hạnCàng sớm càng tốt sau khi đã có thẻ bảo hiểm của bé
Địa điểmTại cơ quan hành chính của quận hoặc thành phố (市役所-Shiyakusho hoặc区役所-Kuyakusho) nơi cư trú
Giấy tờ cần thiết1. Giấy đăng kí xin hỗ trợ chi phí y tế. Sẽ được nhận và hướng dẫn cách điền khi đi đăng kí.
2. Thẻ bảo hiểm của em bé (Có ghi rõ họ tên em bé).
3. Thẻ người nước ngoài của người đi đăng kí.
4. Chứng nhận thu nhập của bố và mẹ 所得証明書-Shotoku shoumeisho hoặc 課税証明書-Kazei shoumeisho (Trường hợp chuyển chỗ ở sau ngày 1/1 của năm đăng kí).
5. Con dấu (Một số nơi chấp nhận chữ kí nếu không có con dấu).

II. Thủ tục tại đại sứ quán Việt Nam

6. Ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh (cấp trích lục khai sinh)

7. Đăng kí cấp hộ chiếu lần đầu cho bé.

  Nếu bạn đã làm thủ tục khai sinh cho bé tại cơ quan hành chính của Nhật trước, thì tại đại sứ quán sẽ cấp Trích lục khai sinh chứ không phải là giấy khai sinh (giá trị pháp lý tương đương). Tuy nhiên nếu bạn muốn có giấy khai sinh cho con để có thể dễ dàng làm giấy tờ cho con sau này khi về Việt Nam, thì bạn có thể làm thủ tục khai sinh cho con tại đại sứ quán trước sau đó mới làm khai sinh tại cơ quan hành chính của Nhật. Momiji đã nghe thấy một số trường hợp ở Việt Nam, do người ở cơ quan xã, huyện họ không hiểu về giá trị pháp lý của “trích lục khai sinh” nên gây khó dễ. Do đó, bố mẹ hãy cân nhắc để xin giấy tờ cho con tránh rắc rối sau này nhé.

Thời hạn:

Càng sớm càng tốt. Tốt nhất là trong vòng 20 ngày sau sinh bé để kịp xin tư cách lưu trú cho bé tại cục xuất nhập cảnh.

Địa điểm:

Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật hoặc có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện nếu ở xa.

Link bản đồ đến đại sứ quán Việt Nam tại Nhật: Địa chỉ đại sứ quán Việt Nam tại Nhật

Giấy tờ cần thiết:

  • Giấy chứng nhận thụ lý việc thông báo khai sinh (出生届受理証明書) đã lấy trước đó.
  • Phiếu cư dân (住民票)
  • Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của bố mẹ (bản chính)
  • Hộ chiếu, thẻ cư trú của bố mẹ.
  • 2 ảnh em bé (3,5 x 4,5, nền trắng)
  • Tờ khai xin ghi vào sổ hộ tịch (Download từ website của đại sứ quán)
  • Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (Download từ website của đại sứ quán) trường hợp xin giấy khai sinh tại đại sứ quán.
  • Tờ khai xin cấp hộ chiếu lần đầu (Download từ website của đại sứ quán)

  Hiện nay đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản đã có văn bản hướng dẫn rất chi tiết về thủ tục cấp hộ chiếu và xin giấy khai sinh (hoặc trích lục khai sinh). Mời độc giả tham khảo tại đây:

http://www.vnembassy-jp.org/vi/thủ tục cấp giấy khai sinh, trích lục khai sinh

http://www.vnembassy-jp.org/vi/thủ tục xin cấp hộ chiếu lần đầu

  Gia đình mình làm theo đúng hướng dẫn của đại sứ quán và đến trực tiếp làm thủ tục và lấy kết quả trong ngày. Tiền lệ phí đã nộp (có bao gồm phí lấy kết quả trong ngày) là 18,600 yên.

Lưu ý khi làm các thủ tục tại đại sứ quán Việt Nam

  •  Về việc giấy tờ tài liệu bằng tiếng nước ngoài, website đại sứ quán có nói yêu cầu bản dịch. Tuy nhiên gia đình mình mang nộp các giấy tờ xin ở cơ quan hành chính Nhật như phiếu công dân, giấy chứng nhận thụ lý việc thông báo khai sinh bằng tiếng Nhật và đại sứ quán vẫn chấp nhận.
  • Nên cố gắng đến trực tiếp đại sứ quán ở Tokyo hoặc lãnh sự quán Osaka để làm thủ tục. Khi đến làm thủ tục độc giả cũng nên đóng thêm tiền lấy nhanh 24h để lấy hộ chiếu và giấy khai sinh cho con luôn. Tránh việc gửi bưu điện có thể bị chậm trễ hoặc thất lạc giấy tờ.
  • Trường hợp nhà xa không thể đến đại sứ quán, nên gửi giấy tờ qua các công ty vận chuyển uy tín như Yamato hoặc Sagawa có số tracking để tránh thất lạc giấy tờ. Nếu gửi bưu điện, nên sử dụng dịch vụ Yupack (ユーパック)hoặc Kakidome- 書き留め. (Khi tới bưu điện bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể). Tuyệt đối không nên để giấy tờ vào phong bì, dán tem rồi gửi ở post bưu điện thông thường.

III. Thủ tục làm tại cục quản lý xuất nhập cảnh

8. Xin tư cách lưu trú cho em bé

  Tư cách lưu trú của con sẽ thuộc loại 家族滞在-Kazokutaizai, theo bố hoặc mẹ. Do gia đình Momiji cả hai bố mẹ đều đi làm và có visa riêng biệt, nên nhân viên cục xuất nhập cảnh khuyên nên chọn visa của con theo người có hạn visa dài hơn. Tuy nhiên nếu gia đình chỉ có một người đi làm thì người đó sẽ là người bảo lãnh bé.

  Nếu bố hoặc mẹ em bé là người Nhật, bé sẽ tự động có quốc tịch Nhật nên không cần phải xin tư cách lưu trú cho con ở cục xuất nhập cảnh. Trường hợp bố hoặc mẹ có tư cách vĩnh trú, thì em bé cũng có thể nộp đơn xin vĩnh trú chứ không cần xin tư cách lưu trú nữa. 

Thời hạn: 30 ngày sau khi sinh. Trường hợp quá 30 ngày em bé sẽ bị coi là cư trú quá hạn (Over stay). Khi đó thủ tục xin tư cách lưu trú cho con sẽ phải đến trụ sở chính của cục xuất nhập cảnh và giải trình giấy tờ khá rắc rối. Nếu em bé chỉ cư trú tại Nhật không quá 60 ngày sau sinh, thì không cần phải xin tư cách lưu trú cho bé.

Địa điểm: Cục quản lý xuất nhập cảnh (入国管理局) gần nhất ở nơi cư trú. Tra cứu địa điểm tại website của cục xuất nhập cảnh tại đây: http://www.immi-moj.go.jp/soshiki/index.html

Giấy tờ cần thiết:

  • Tờ khai xin cấp tư cách lưu trú. download Tại đây hoặc xin khai trực tiếp tại cục xuất nhập cảnh.
  • Giấy chứng nhận thụ lý việc thông báo khai sinh (出生届受理証明書)
  • Phiếu cư dân (住民票-Jyuminhyo) có đủ thông tin cả gia đình.
  • Hộ chiếu của con. (Nếu chưa nhận được hộ chiếu thì có thể ghi đang đăng kí 申請中-Shinseichuu)
  • Sổ tay sức khỏe mẹ và bé.
  • Bản copy hộ chiếu, thẻ cư trú của người bảo lãnh (bố hoặc mẹ).
  • Giấy chứng nhận bảo lãnh (身元証明書-Mimotoshoumeishou), do người bảo lãnh điền, đóng dấu. Giấy này download tại đây hoặc xin khai trực tiếp tại cục xuất nhập cảnh.
  • Giấy chứng nhận làm việc (在職証明書-Zaishokushoumeishou) của người bảo lãnh, xin ở công ty.
  • Giấy chứng nhận đóng thuế (課税証明書-Kazeishoumeishou) của người bảo lãnh, lấy ở Combini hoặc xin ở ku hoặc shi.
  • Phiếu câu hỏi: Đây là bản ghi tên của con, tên của bố, mẹ và quốc tịch. Có thể download tại đây phiếu câu hỏi khi xin tư cách lưu trú cho bé hoặc xin mẫu khai trực tiếp tại cục xuất nhập cảnh.

  Chú ý những tài liệu, giấy chứng nhận yêu cầu chuẩn bị phải là bản mới phát hành trong vòng 3 tháng.

  Sau khi nộp đầy đủ hồ sơ tại cục xuất nhập cảnh, chỉ cần ngồi chờ nhân viên cục xác nhận hồ sơ, nếu đầy đủ là visa của em bé sẽ được cấp ngay trong ngày. Thủ tục xin tư cách lưu trú cho trẻ sơ sinh không tốn phí.

IV. Các thủ tục khác

Ngoài 8 thủ tục nêu trên, sau khi sinh con bố và mẹ nên lưu ý những thủ tục sau đây để có thể hưởng đầy đủ quyền lợi chế độ thai sản, cũng như các chế độ ưu đãi của cơ quan bảo hiểm Nhật:

  • Đăng kí xin trợ cấp thai sản 出産手当金-Shussanteatekin. Trường hợp mẹ đi làm (kể cả làm baito) và tham gia bảo hiểm xã hội 社会保険- Shakaihoken trên một năm, mẹ được phép xin trợ cấp thai sản. Thời gian nhận trợ cấp là 42 ngày trước sinh và 56 ngày sau sinh (tổng cộng 98 ngày nếu sinh một con). Số tiền trợ cấp = 2/3 tiền lương trung bình một ngày khi còn đang làm việc x 98 ngày.
  • Đăng kí xin trợ cấp chăm sóc con cái 育児休業給付金‐Ikujikyugyoukyufukin. Nếu mẹ là nhân viên chính thức của công ty và không có ý định nghỉ việc sau khi sinh em bé, mẹ được nhận trợ cấp chăm sóc con cái. Số tiền trợ cấp bằng 2/3 lương cho đến khi con 6 tháng, và 1/2 lương cho đến khi em bé tròn một tuổi. Trường hợp em bé không xin được vào trường mầm non nên mẹ phải ở nhà trông bé, mẹ được nhận tiếp 1/2 lương cho đến khi em bé tròn 2 tuổi.
  • Đăng kí nhận lại mức chênh lệch viện phí nếu mẹ sinh mổ hoặc nằm viện dài ngày: Tiền viện phí do bảo hiểm chi trả hàng tháng được giới hạn mức trần. Độc giả nên kiểm tra hóa đơn viện phí, nếu khi thanh toán viện phí không kịp sử dụng giấy chặn viện phí 医療限度額認定書-Iryougendogaku ninteisho mà số tiền vượt quá mức giới hạn, bạn hãy đăng kí để được nhận lại phần chênh lệch.

Tham khảo thêm chế độ chặn viện phí tại bài viết: Tìm hiểu về chế độ giới hạn chi phí y tế 高額療養費制度-Kougakuryouyouhi seido

  • Đăng kí xin hoàn thuế thu nhập cá nhân: Nếu trong vòng một năm tính từ ngày 1/1 đến 31/12, tổng chi phí dành cho y tế của cả gia đình (bao gồm người nộp thuế và người phụ thuộc) lớn hơn 10 man yên/năm, bạn có thể đăng kí lên cục thuế 確定申告-Kakuteishinkoku để nhận hoàn thuế thu nhập. Thông thường tổng chi phí sinh em bé, cộng với các chi phí khám bệnh định kỳ và tiêm phòng cho bé sẽ lớn hơn 10 man nên bố và mẹ nên nhớ làm thủ tục hoàn thuế cá nhân nhé.

Tham khảo thêm chi tiết tại: 9 cách để tiết kiệm chi phí khám chữa bệnh tại Nhật

  Phù, đến đây Momiji đã chia sẻ xong tất tần tật về các thủ tục cần làm sau khi sinh con tại Nhật Bản. Quả là rất nhiều thủ tục đúng không nào. Mong rằng chia sẻ của mình sẽ phần nào giúp các bố mẹ hiểu rõ hơn về các thủ tục giấy tờ, cũng như nội dung các chế độ của Nhật. Đây mới chỉ là bước đầu tiên trong quá trình nuôi dạy con cái tại Nhật. Các quá trình tiếp theo cũng rất gian nan nhưng Momiji tin rằng, sẽ ngày càng có nhiều kênh thông tin để các bố mẹ tham khảo. Chúc cho bố mẹ và các em bé trong cộng đồng người Việt tại Nhật luôn mạnh khỏe, vững bước trong hành trình sắp tới nhé!

 

 

Momiji

Momiji's family là website dạng blog nhằm cung cấp và chia sẻ các thông tin và kinh nghiệm về cuộc sống của người Việt đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản. Nội dung của trang được xây dựng bởi một gia đình nhỏ gồm 4 thành viên, sống tại Kanto gần 10 năm. Momiji's family mong muốn sẽ trở thành một kênh thông tin đáng tin cậy và hữu ích, là diễn đàn kết nối cộng đồng các gia đình người Việt tại Nhật. Chúc cho cộng đồng người Việt Nam ngày càng lớn mạnh và gặt hái nhiều thành công!

Leave a Reply

error: Content is protected !!
%d bloggers like this: